시간 앞에서 춤추는 PM: 6년차 PM의 날것 그대로 시간 관리 꿀팁

업무 시간에 쫓겨 허둥대는 당신, 혼자가 아닙니다. 저도 한때는 그랬으니까요. 디자이너에서 PM으로 전향 후, AI 스타트업의 6년차 PM으로 살아남기 위해 발버둥쳤습니다. 야근은 기본, 주말 출근까지 감수하며 시간을 갈아 넣었죠. 하지만 효율은 바닥. 그러다 문득 깨달았습니다. '시간을 관리하지 못하면, 나는 시간에게 잡아먹히는 거다'라는 사실을요.

그래서 독하게 마음먹고 시간 관리 시스템을 구축했습니다. 시행착오 끝에 찾아낸 5가지 도구와 방법들을 공개합니다. 이건 단순히 이론적인 팁이 아닙니다. 피땀 눈물로 얻어낸, AI 스타트업 PM의 생존 전략입니다.

1. Todoist: 완벽주의자 PM의 숨통을 틔워줄 개인 비서

To-Do 리스트 앱, 다들 써봤겠죠. 하지만 Todoist는 단순한 목록 관리를 넘어섭니다. PM으로서, 쏟아지는 업무들을 체계적으로 관리하고 우선순위를 정하는 데 필수적인 도구입니다. 특히, 자연어 입력 기능은 신세계입니다. '내일 오전 10시 회의 준비'라고 입력하면 자동으로 날짜와 시간을 인식해서 등록해줍니다. 이 사소한 편리함이 시간을 아껴줍니다.

• 왜 Todoist인가? 캘린더 알림만으로는 놓치는 일들이 많습니다. Todoist는 끊임없이 상기시켜주고, 업무를 세분화해서 작은 단위로 쪼개줍니다. '프로젝트 A 기획서 작성' 대신 '프로젝트 A 시장 조사', '경쟁사 분석', '타겟 고객 정의' 등으로 나누는 거죠. 이렇게 쪼개면 시작이 훨씬 쉬워집니다.
• 디자이너 출신 PM의 활용법: 저는 Todoist의 색상 태그 기능을 적극 활용합니다. 업무의 종류(디자인, 개발, 마케팅)나 중요도(긴급, 중요, 일반)에 따라 색상을 지정해서 시각적으로 구분합니다. 한눈에 업무의 우선순위를 파악하고 집중해야 할 일을 빠르게 선택할 수 있습니다.
• 예시: '이번 주 금요일까지 앱 UI 디자인 시안 3개 제작'이라는 업무를 등록하고, 디자인 태그와 긴급 태그를 부여합니다. 그리고 'UI 디자인 시안 1: 메인 화면', 'UI 디자인 시안 2: 상품 목록 화면', 'UI 디자인 시안 3: 장바구니 화면'으로 세분화합니다. 매일 아침, Todoist를 켜고 가장 긴급한 디자인 업무부터 처리합니다.

2. Notion: PM 지식의 블랙홀, 프로젝트 관리의 마스터키

Notion은 단순한 메모 앱이 아닙니다. 데이터베이스, 문서, 위키, 프로젝트 관리 도구 등 다양한 기능을 통합한 올인원 워크스페이스입니다. PM으로서, Notion은 지식 관리, 프로젝트 관리, 팀 협업을 위한 핵심 도구입니다.

• 왜 Notion인가? 정보는 흩어져 있으면 쓰레기입니다. Notion은 정보를 체계적으로 정리하고 연결하여 지식으로 만들어줍니다. 모든 프로젝트 관련 자료, 회의록, 아이디어, 디자인 시안, 개발 문서 등을 Notion에 저장하고 연결하면, 언제 어디서든 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. 마치 제 2의 두뇌처럼 활용하는 거죠.
• 디자이너 출신 PM의 활용법: Notion 데이터베이스 기능을 활용하여 프로젝트 진행 상황을 시각적으로 관리합니다. 칸반 보드를 만들어서 각 업무의 상태(대기, 진행 중, 완료)를 한눈에 파악하고, 담당자를 지정하고, 마감일을 설정합니다. 디자인 시안은 갤러리 뷰로 관리하고, 각 시안에 대한 피드백을 댓글로 남깁니다. 이렇게 하면 디자인 리뷰 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
• 예시: '앱 리뉴얼 프로젝트' 페이지를 만들고, 하위 페이지로 '기획', '디자인', '개발', '마케팅' 페이지를 생성합니다. 각 페이지에는 관련 자료를 저장하고, Todoist에서 Notion 페이지로 링크를 연결합니다. '디자인' 페이지에는 칸반 보드를 만들어서 각 UI 디자인 시안의 진행 상황을 관리하고, 디자인 시안 갤러리 뷰를 추가합니다. 회의록은 회의 날짜별로 페이지를 생성하고, 참석자, 논의 내용, 결정 사항 등을 기록합니다.

3. Clockify: 시간 도둑을 색출하는 날카로운 감시자

시간 관리의 기본은 자신이 어디에 시간을 쓰고 있는지 파악하는 것입니다. Clockify는 무료 시간 추적 도구로, PM으로서 자신의 업무 패턴을 분석하고 비효율적인 시간 낭비를 줄이는 데 도움을 줍니다. 프로젝트별, 업무별로 시간을 기록하고 리포트를 생성하여 시간 사용 내역을 시각적으로 확인할 수 있습니다.

• 왜 Clockify인가? 시간을 추적하는 것은 귀찮은 일이지만, 그만한 가치가 있습니다. Clockify를 사용하면 자신이 얼마나 회의에 시간을 낭비하고 있는지, 얼마나 불필요한 이메일에 시간을 쓰고 있는지 알 수 있습니다. 객관적인 데이터를 기반으로 시간 관리 전략을 개선할 수 있습니다.
• 디자이너 출신 PM의 활용법: 저는 Clockify를 사용하여 디자인 작업에 소요되는 시간을 추적합니다. 각 UI 디자인 시안 제작에 얼마나 시간이 걸리는지, 어떤 디자인 요소가 시간이 많이 걸리는지 파악합니다. 이 데이터를 기반으로 디자인 프로세스를 개선하고, 더 효율적인 디자인 워크플로우를 구축할 수 있습니다. AI 도구와 디자인 시스템 구축으로 시간을 단축하는 시도도 꾸준히 합니다.
• 예시: '앱 UI 디자인 시안 1: 메인 화면' 작업 시작 전에 Clockify에서 'UI 디자인 - 메인 화면' 프로젝트를 시작합니다. 작업이 끝나면 Clockify에서 시간을 기록하고, 간단한 메모를 남깁니다. 일주일 동안 Clockify 데이터를 분석하여 가장 시간이 많이 걸리는 디자인 요소와 비효율적인 작업 프로세스를 파악하고 개선합니다.

4. Google Calendar: PM 일상의 오케스트라 지휘자

Google Calendar는 기본적인 일정 관리 도구이지만, PM으로서 효과적으로 활용하면 생산성을 극대화할 수 있습니다. 단순히 약속 시간을 기록하는 것을 넘어, 업무 시간을 블록 단위로 계획하고, 집중 시간을 확보하고, 회의 시간을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

• 왜 Google Calendar인가? 캘린더는 시간 관리의 핵심 도구입니다. Google Calendar는 다른 서비스와의 연동성이 뛰어나고, 알림 기능이 강력하며, 공유 기능이 편리합니다. 이를 통해 팀원들과 일정을 공유하고 협업을 원활하게 진행할 수 있습니다.
• 디자이너 출신 PM의 활용법: 저는 Google Calendar를 사용하여 하루 일정을 블록 단위로 계획합니다. '오전 9시 - 11시: 디자인 리뷰', '오후 2시 - 4시: 기획서 작성'과 같이 시간을 미리 할당해두면, 불필요한 방해를 줄이고 업무에 집중할 수 있습니다. 특히, '집중 시간' 블록을 설정하여 이 시간에는 알림을 끄고 업무에 몰두합니다.
• 예시: 매주 금요일 오후에 다음 주 일정을 Google Calendar에 계획합니다. 회의 시간, 디자인 리뷰 시간, 기획서 작성 시간, 집중 시간 등을 미리 할당하고, 각 블록에 Todoist에서 해당 업무의 링크를 연결합니다. 이렇게 하면 캘린더에서 바로 해당 업무를 확인할 수 있습니다.

5. Otter.ai: 회의록 작성의 해방, 아이디어 기록의 혁신

회의는 PM의 일상에서 빼놓을 수 없는 부분입니다. 하지만 회의록 작성은 시간 낭비의 주범이죠. Otter.ai는 AI 기반의 회의록 자동 작성 도구로, PM으로서 회의록 작성 시간을 획기적으로 줄이고 회의에 더욱 집중할 수 있도록 도와줍니다. 단순히 음성을 텍스트로 변환하는 것을 넘어, 화자를 구별하고 키워드를 추출하며, 회의 내용을 요약해줍니다.

• 왜 Otter.ai인가? 회의록 작성은 지루하고 비효율적인 작업입니다. Otter.ai는 이 작업을 자동화하여 PM이 더욱 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 해줍니다. 회의 내용을 빠르게 복습하고, 중요한 결정 사항을 놓치지 않고, 팀원들과 회의 내용을 공유할 수 있습니다.
• 디자이너 출신 PM의 활용법: 저는 Otter.ai를 사용하여 모든 회의 내용을 녹음하고 자동으로 회의록을 생성합니다. 회의 후에는 회의록을 빠르게 검토하고, 중요한 결정 사항과 액션 아이템을 추출하여 Todoist에 등록합니다. 또한, 회의 내용을 팀원들과 공유하여 정보 공유를 원활하게 합니다.
• 예시: 모든 회의 시작 전에 Otter.ai 녹음을 시작합니다. 회의 후에는 Otter.ai가 생성한 회의록을 검토하고, 중요한 결정 사항과 액션 아이템을 추출하여 Todoist에 등록합니다. 회의록을 Notion 페이지에 임베드하여 프로젝트 관련 자료와 함께 관리합니다.

시간 관리, 실천이 답이다: 5가지 도구를 완벽하게 내 것으로 만드는 방법

이제 5가지 도구를 어떻게 활용해야 할지 감이 잡히시나요? 중요한 것은 이론이 아니라 실천입니다. 다음은 5가지 도구를 완벽하게 내 것으로 만들 수 있는 구체적인 실천 가이드입니다.

1. Todoist: 매일 아침, Todoist를 켜고 오늘 해야 할 일을 확인하고 우선순위를 정합니다. 업무를 세분화하고 마감일을 설정하고, 알림을 활용하여 놓치는 일이 없도록 합니다.
2. Notion: 프로젝트 관련 자료를 체계적으로 정리하고 연결합니다. 데이터베이스 기능을 활용하여 프로젝트 진행 상황을 시각적으로 관리하고, 디자인 리뷰 프로세스를 효율적으로 관리합니다.
3. Clockify: 매일 업무 시작 전에 Clockify에서 시간을 추적하고, 업무가 끝나면 시간을 기록합니다. 주간/월간 리포트를 분석하여 시간 사용 내역을 파악하고, 비효율적인 시간 낭비를 줄입니다.
4. Google Calendar: 매주 금요일 오후에 다음 주 일정을 계획합니다. 업무 시간을 블록 단위로 계획하고, 집중 시간을 확보하고, 회의 시간을 효율적으로 관리합니다.
5. Otter.ai: 모든 회의 내용을 녹음하고 자동으로 회의록을 생성합니다. 회의 후에는 회의록을 빠르게 검토하고, 중요한 결정 사항과 액션 아이템을 추출하여 Todoist에 등록합니다.

이 5가지 도구를 꾸준히 활용하면, 당신도 시간 앞에서 춤추는 PM이 될 수 있습니다. 지금 바로 시작하세요! 시간은 당신을 기다려주지 않습니다.

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