시간 관리? 삽질은 이제 그만! PM이 직접 쓰는 5가지 핵꿀팁
시간 관리? 삽질은 이제 그만! PM이 직접 쓰는 5가지 핵꿀팁
야근은 당연하고, 주말까지 쏟아붓는데 왜 항상 시간에 쫓길까? 6년차 PM으로서, 디자인 감각은 있지만 엑셀 시트만 보면 현기증 나는 내가, 시간 관리의 신이 될 줄은 몰랐다. 솔직히 말해서, 시간 관리는 재능이 아니라 ‘도구빨’이다. 똑똑한 도구 몇 개만 잘 써도, 효율이 2배, 3배 뛰는 건 순식간이다. 그래서 준비했다. 내가 실제로 쓰고 효과를 본 시간 관리 도구 5가지. 묻고 따블로 가!
1. Asana: 프로젝트 관리, 협업의 끝판왕
Asana는 단순한 할 일 목록 앱이 아니다. 프로젝트 전체를 시각화하고, 팀원들과 실시간으로 협업할 수 있는 강력한 도구다. 디자인부터 개발, 마케팅까지, 모든 팀원이 Asana 안에서 움직인다. (참고: 이전 회사에서 Atlassian Jira를 사용했지만, 개인적으로 Asana의 직관성이 훨씬 좋았다. <내부 링크: 프로젝트 관리 툴 비교>)
- 핵심 기능:
- 간트 차트: 프로젝트 일정을 한눈에 파악하고, 병목 지점을 쉽게 찾을 수 있다. 디자인 QA 일정이 늦어지는 걸 미리 감지하고, 담당 디자이너에게 푸쉬 알림을 보낸다. 디자이너는 커피 한 잔 하면서 해결.
- 칸반 보드: 애자일 방법론에 최적화된 칸반 보드를 활용해, 작업 진행 상황을 실시간으로 추적한다. 각 태스크의 담당자, 마감일, 우선순위를 명확하게 관리할 수 있다.
- 자동화: 반복적인 작업은 자동화로 날려버린다. 예를 들어, '리뷰 대기' 상태의 태스크가 3일 이상 지나면, 담당자에게 자동으로 알림을 보내도록 설정할 수 있다. 나는 그냥 커피 마시면서 확인만 하면 된다.
2. Notion: 올인원 워크스페이스, 지식 관리의 핵심
Notion은 메모, 문서 작성, 프로젝트 관리, 데이터베이스까지, 모든 것을 하나로 통합할 수 있는 만능 도구다. 정보가 여기저기 흩어져 있는 걸 극혐하는 나에게는 구세주 같은 존재. 모든 자료를 Notion에 정리해두고, 필요할 때마다 검색해서 활용한다. (참고: 개인적으로 Evernote를 오래 사용했지만, Notion의 확장성과 협업 기능에 매료되어 갈아탔다. <내부 링크: Notion 활용법>
- 핵심 기능:
- 데이터베이스: 고객 피드백, 아이디어, 회의록 등 모든 정보를 데이터베이스 형태로 관리한다. 필터링, 정렬 기능을 활용해 원하는 정보만 빠르게 찾아볼 수 있다.
- 템플릿: Notion에서 제공하는 다양한 템플릿을 활용하면, 문서를 처음부터 작성할 필요가 없다. 회의록, 프로젝트 계획서, 제품 스펙 문서 등, 필요한 템플릿을 다운로드해서 바로 사용할 수 있다.
- 협업: 팀원들과 실시간으로 문서를 공유하고, 댓글을 통해 의견을 주고받을 수 있다. 피드백을 빠르게 반영하고, 의사소통 오류를 줄일 수 있다.
3. Clockify: 시간 기록, 생산성 분석의 시작
Clockify는 무료 시간 기록 도구다. 어떤 작업에 얼마나 시간을 쓰고 있는지 정확하게 파악할 수 있다. 시간 기록은 귀찮지만, Clockify를 사용하면 간편하게 시간을 측정하고, 데이터를 분석할 수 있다. (참고: 다른 유료 시간 기록 도구도 많지만, Clockify의 무료 기능만으로도 충분히 효과를 볼 수 있다. <내부 링크: 시간 관리 앱 비교>)
- 핵심 기능:
- 시간 추적: 작업 시작과 종료 시점을 클릭 한 번으로 기록한다. 프로젝트별, 작업별 시간을 추적하고, 어떤 작업에 시간을 가장 많이 쓰고 있는지 파악할 수 있다.
- 리포트: Clockify는 다양한 리포트를 제공한다. 시간 추적 데이터를 시각적으로 보여주고, 생산성을 분석하는 데 도움을 준다. 예를 들어, 디자인 QA에 예상보다 많은 시간을 쓰고 있다는 사실을 발견하고, 프로세스를 개선할 수 있다.
- 팀 관리: 팀원들의 시간을 추적하고, 프로젝트별 투입 시간을 관리할 수 있다. 팀 전체의 생산성을 높이는 데 기여한다.
4. Toggl Track: 간편한 시간 추적, 직관적인 인터페이스
Toggl Track은 Clockify와 유사한 시간 추적 도구이지만, 더 직관적인 인터페이스를 제공한다. Clockify가 엑셀 덕후 스타일이라면, Toggl Track은 맥 사용자 스타일이라고 할까? 사용자 인터페이스에 민감하다면 Toggl Track을 추천한다.
- 핵심 기능:
- 원클릭 시간 추적: 작업 시작 시 태그를 지정하고 바로 추적을 시작할 수 있다. 앱, 웹 브라우저 확장 프로그램 등 다양한 플랫폼을 지원한다.
- 자동 추적: 특정 웹사이트나 앱을 사용하면 자동으로 시간을 추적하는 기능을 제공한다. 나는 주로 Figma 작업을 할 때 이 기능을 활용한다.
- 리포트: Toggl Track은 다양한 리포트를 제공한다. 프로젝트별, 클라이언트별 시간을 추적하고, 수익성을 분석하는 데 도움을 준다. 프리랜서 PM에게 특히 유용할 듯.
5. AI 회의록 작성 도구 (Otter.ai, Fireflies.ai 등): 회의 시간 단축, 효율 증대의 핵심
회의는 필수 불가결하지만, 솔직히 너무 비효율적이다. 모든 회의 내용을 일일이 기록하는 것은 시간 낭비. AI 회의록 작성 도구를 활용하면, 회의 내용을 자동으로 기록하고, 요약하고, 키워드를 추출할 수 있다. 나는 Otter.ai를 사용하고 있는데, 회의 시간 단축에 엄청난 효과를 보고 있다. (참고: 무료 버전도 있지만, 유료 버전을 사용하면 더 많은 기능을 활용할 수 있다. <내부 링크: AI 회의록 작성 도구 비교>)
- 핵심 기능:
- 자동 녹음 및 텍스트 변환: 회의 내용을 자동으로 녹음하고, 텍스트로 변환한다. 회의에 집중하면서도, 모든 내용을 기록할 수 있다.
- 요약 및 키워드 추출: 회의 내용을 자동으로 요약하고, 핵심 키워드를 추출한다. 회의 내용을 빠르게 파악하고, 필요한 정보만 쉽게 찾을 수 있다.
- 협업: 팀원들과 회의록을 공유하고, 댓글을 통해 의견을 주고받을 수 있다. 회의 내용을 기반으로, 액션 아이템을 관리할 수 있다.
실천 가이드: 지금 당장 시작하는 시간 관리 꿀팁
- Asana 프로젝트 설정: 이번 주에 진행할 프로젝트를 Asana에 등록하고, 태스크를 세분화한다. 각 태스크의 담당자와 마감일을 지정한다.
- Notion 워크스페이스 구축: Notion에 개인 워크스페이스를 만들고, 회의록, 아이디어, 자료 등을 정리한다. 필요한 템플릿을 다운로드해서 활용한다.
- Clockify/Toggl Track 시작: 오늘부터 Clockify 또는 Toggl Track을 시작하고, 모든 작업 시간을 기록한다. 일주일 동안 데이터를 모아서 분석한다.
- AI 회의록 작성 도구 활용: 다음 회의부터 AI 회의록 작성 도구를 사용하고, 회의 시간을 단축한다. 회의록을 팀원들과 공유하고, 액션 아이템을 관리한다.
- 주간 회고: 매주 금요일 오후, 한 주 동안의 시간 관리 데이터를 분석하고, 개선점을 찾는다. 다음 주 계획에 반영한다.
시간 관리는 투자가치 200% 보장되는 자기계발
시간 관리는 단순히 시간을 절약하는 것이 아니라, 삶의 질을 높이는 투자다. 위에서 소개한 도구들을 적극적으로 활용하고, 자신만의 시간 관리 시스템을 구축하면, 더 많은 것을 성취하고, 더 행복한 삶을 살 수 있다. 지금 바로 시작하세요! 그리고, 혹시 이 글이 도움이 되었다면, 댓글로 당신의 시간 관리 꿀팁을 공유해주세요. 함께 성장합시다! <내부 링크: PM 성장 로드맵>