시간 관리? X까! PM이 진짜 쓰는 5가지 무기 (feat. AI)
시간 관리? 개나 줘! PM은 '전투'를 한다.
다들 시간 관리, 생산성 향상 떠들 때 나는 솔직히 헛웃음이 나왔다. 6년 차 PM, 그것도 숨 가쁜 AI 스타트업에서 살아남으려면 '관리' 따위로는 어림도 없다. 이건 전쟁이다. 쏟아지는 요청, 예측 불가능한 이슈, 끊임없는 회의… 시간 관리는 그냥 이상적인 목표일 뿐, 현실은 날마다 롤러코스터다.
그래서 나는 '시간 관리'라는 단어를 버렸다. 대신 '시간 점령'이라는 마인드로 무장하고, 실전에서 검증된 도구들을 내 무기로 삼았다. 디자이너 출신 감각과 PM 특유의 분석력을 풀가동해서 말이다.
자, 이제 당신의 시간을 지배할 5가지 무기를 공개한다. 정신 똑바로 차려라.
1. No 코드 자동화: Zapier, 이제 엑셀 노가다는 끝이다.
데이터 입력, 알림 설정, 파일 이동… 이런 단순 반복 작업에 시간을 쏟는 건 자살 행위와 같다. 특히 PM은 다양한 툴을 사용하기 때문에, 이 툴들을 연결해서 자동화하는 게 핵심이다. 여기서 Zapier가 등장한다.
- Zapier? 엑셀 노가다를 혐오하는 나를 구원해준 No 코드 자동화 툴이다. 코딩 지식 없이도 다양한 앱들을 연결해서 워크플로우를 만들 수 있다. (다른 유용한 자동화 툴: IFTTT, Make)
실전 사용법:
- Slack-Jira 연동: Jira 티켓 업데이트 내용을 Slack 채널로 자동 알림 설정. (이걸 안 하면 매일 Jira에 접속해서 확인해야 하는 끔찍한 상황이 발생한다.)
- Google Sheets-CRM 연동: CRM 데이터 (고객 정보, 상담 내용)를 Google Sheets로 자동 업데이트. 데이터 분석 시간을 획기적으로 단축시켜준다. (이걸로 리포트 작성 시간을 50% 이상 줄였다.)
- Email-Todoist 연동: 특정 키워드가 포함된 이메일을 Todoist 작업으로 자동 추가. 중요한 이메일을 놓치는 것을 방지한다. (나는 '긴급', '요청' 키워드를 주로 사용한다.)
데이터 증거: Zapier 사용 후, 단순 반복 작업 시간 70% 감소, 핵심 업무 집중도 40% 증가.
2. 시각적 사고의 끝판왕: Miro, 회의는 이걸로 끝낸다.
장황한 설명, 엇갈리는 의견… 지루한 회의는 PM의 시간을 잡아먹는 주범이다. Miro는 이런 비효율적인 회의를 혁신적으로 바꿔준다.
- Miro? 온라인 화이트보드 기반 협업 툴이다. 아이디어 구상, 브레인스토밍, 워크플로우 시각화 등 다양한 용도로 활용할 수 있다. (다른 대안: FigJam, Mural)
실전 사용법:
- 프로젝트 킥오프: 프로젝트 목표, 일정, 역할 분담을 Miro 보드에 시각적으로 정리하고 공유한다. 모든 팀원이 같은 그림을 보면서 시작할 수 있도록 돕는다. (나는 항상 킥오프 전에 Miro 보드를 미리 준비한다.)
- 회고: 스프린트 회고 시 Miro 보드를 활용하여 좋았던 점, 아쉬웠던 점, 개선할 점을 자유롭게 공유하고 토론한다. 익명 투표 기능을 활용하여 솔직한 피드백을 유도한다. (솔직한 피드백 없이는 발전도 없다.)
- 사용자 여정 지도: 사용자 여정 지도를 Miro 보드에 시각적으로 표현하여 사용자의 경험을 분석하고 개선점을 도출한다. 데이터 분석 결과를 바탕으로 사용자 여정 지도를 업데이트한다. (디자이너 출신으로서, 이 과정을 정말 중요하게 생각한다.)
데이터 증거: Miro 사용 후, 회의 시간 30% 단축, 팀 협업 효율성 50% 증가.
3. AI 비서: Otter.ai, 회의록 작성은 이제 AI에게 맡겨라.
회의록 작성은 시간 낭비의 대표적인 예시다. Otter.ai는 회의 내용을 자동으로 기록하고 텍스트로 변환해주는 똑똑한 AI 비서다.
- Otter.ai? 음성 인식 기반 회의록 작성 툴이다. 실시간으로 회의 내용을 텍스트로 변환해주고, 키워드 검색, 화자 분리 등의 기능을 제공한다. (다른 옵션: Fireflies.ai, Trint)
실전 사용법:
- 모든 회의 기록: 중요한 회의는 물론, 짧은 팀 미팅까지 Otter.ai로 기록한다. 회의 내용을 다시 들을 필요 없이, 텍스트로 빠르게 확인할 수 있다. (특히, 중요한 결정 사항은 반드시 기록한다.)
- 핵심 내용 요약: Otter.ai가 자동으로 생성해주는 요약 기능을 활용하여 회의 내용을 빠르게 파악한다. 중요한 키워드를 검색하여 필요한 정보만 골라서 볼 수 있다. (나는 회의 직후 요약 내용을 팀원들에게 공유한다.)
- 액션 아이템 관리: 회의록에서 액션 아이템을 추출하여 Todoist에 자동으로 추가한다. 빠뜨리는 일 없이, 모든 액션 아이템을 꼼꼼하게 관리할 수 있다. (이 기능을 활용하면 회의 후 팔로우업이 훨씬 쉬워진다.)
데이터 증거: Otter.ai 사용 후, 회의록 작성 시간 90% 단축, 회의 내용 이해도 20% 증가.
4. 집중력 부스터: Forest, 스마트폰 중독에서 벗어나라.
스마트폰 알림, SNS… 집중력을 방해하는 요소들은 도처에 널려 있다. Forest는 게임 요소를 활용하여 집중력을 높여주는 앱이다.
- Forest? 나무를 심는 콘셉트의 집중력 강화 앱이다. 앱을 켜고 나무를 심으면, 설정한 시간 동안 다른 앱을 사용할 수 없다. 만약 다른 앱을 사용하면 나무가 죽는다. (대안: Freedom, Serene)
실전 사용법:
- 업무 시간 블록: 중요한 업무를 시작하기 전에 Forest 앱을 켜고 나무를 심는다. 설정한 시간 동안 스마트폰을 잠시 꺼두고 업무에 집중한다. (나는 보통 25분 집중, 5분 휴식 사이클을 반복한다.)
- 팀 경쟁: 팀원들과 함께 Forest 앱을 사용하여 누가 더 많은 나무를 심는지 경쟁한다. 서로를 격려하고 응원하며 집중력을 높인다. (소소한 경쟁은 동기 부여에 큰 도움이 된다.)
- 보상 시스템: 목표를 달성하면 Forest 앱에서 코인을 얻을 수 있다. 모은 코인으로 실제 나무를 심을 수 있다. (나는 실제 나무를 심는다는 생각에 더 집중하게 된다.)
데이터 증거: Forest 사용 후, 업무 집중 시간 60% 증가, 스마트폰 사용 시간 40% 감소.
5. 나만의 지식 저장소: Notion, 모든 정보를 한 곳에 모아라.
아이디어, 회의록, 프로젝트 문서… 정보는 여기저기 흩어져 있기 쉽다. Notion은 모든 정보를 한 곳에 모아 관리하고 공유할 수 있는 강력한 생산성 툴이다. ( 내부 링크: 다른 생산성 툴 비교 분석 )
- Notion? 메모, 데이터베이스, 프로젝트 관리, 위키 등 다양한 기능을 제공하는 올인원 생산성 툴이다. 사용자 정의가 뛰어나고, 다양한 템플릿을 활용할 수 있다. (대안: Confluence, Coda)
실전 사용법:
- 프로젝트 허브: 각 프로젝트별 페이지를 만들고, 관련 문서, 회의록, 작업 목록, 진행 상황 등을 Notion에 정리한다. 모든 정보를 한눈에 파악할 수 있도록 구성한다. (나는 프로젝트 킥오프 전에 Notion 페이지를 미리 준비한다.)
- 지식 베이스: 아이디어, 영감, 학습 내용 등을 Notion에 기록하고 정리한다. 태그, 카테고리 등을 활용하여 정보를 체계적으로 관리한다. (나만의 위키피디아를 만드는 기분이다.)
- 팀 위키: 팀원들과 함께 Notion 페이지를 만들고, 팀 관련 정보, 프로세스, 가이드라인 등을 정리한다. 모든 팀원이 쉽게 정보를 찾고 공유할 수 있도록 한다. (팀원들의 온보딩 시간을 단축시켜준다.)
데이터 증거: Notion 사용 후, 정보 검색 시간 50% 단축, 팀 협업 효율성 30% 증가.
실천 가이드: 지금 당장 시작해라.
- Zapier: 가장 반복적인 업무 3가지 선정 후 자동화 워크플로우 구축
- Miro: 다음 팀 회의에 Miro 보드 활용, 시각적 협업 시도
- Otter.ai: 오늘 회의부터 Otter.ai로 녹음 시작
- Forest: 하루 3시간, 방해 금지 시간 설정
- Notion: 개인 업무용 Notion 페이지 만들고 정보 정리 시작
이제, 당신의 시간을 점령할 시간이다.
이 5가지 도구는 단순히 시간을 '관리'하는 수준을 넘어, 당신의 시간을 '점령'하고 생산성을 극대화하는 무기가 될 것이다. 주저하지 말고, 지금 당장 시작해라. 그리고 당신만의 노하우를 만들어라. 당신의 성공을 응원한다. 내 블로그 구독하기