AI로 하루 8시간 → 3시간으로 줄인 PM의 자동화 워크플로우: PM AI #2

1. ⏰ 지옥철보다 끔찍한 반복 업무, 벗어날 수 없을까?

솔직히 말해서, PM이라는 직업, 멋있어 보이지만 현실은 엑셀과 씨름하고, 회의록 정리하다 밤새고, 쏟아지는 이메일에 파묻히는 일상의 반복 아닌가? 나 역시 그랬다. 8시간 풀로 일해도 '오늘 대체 뭘 한 거지?' 자괴감에 빠지는 날들이 부지기수였다. 그러다 문득, '이 짓을 언제까지 해야 하나' 현타가 씨게 왔다.

그래서 칼을 뽑았다. 아니, AI를 뽑았다. 그리고 3개월 동안 미친 듯이 자동화 워크플로우를 구축했다. 결과는? 하루 8시간 걸리던 반복 업무를 3시간 만에 끝내는 기적을 맛봤다. 남은 5시간은 온전히 '진짜 중요한 일'에 집중할 수 있게 됐다. 당신도 할 수 있다. 지금부터 내가 겪었던 시행착오와 솔루션을 낱낱이 공개한다.

2. 🔥 왜 자동화인가? PM의 생존 전략

2.1. PM, 왜 이렇게 바쁜가?

• 폭탄 맞은 이메일함: 하루에도 수십 통씩 쏟아지는 이메일, 언제 다 읽고 답장하나?
• 끝없는 회의와 회의록: 회의는 왜 이렇게 많고, 회의록은 왜 이렇게 쓸데없이 긴 건가?
• 데이터 지옥: 엑셀은 이제 그만! 데이터 분석, 폼 나게 하고 싶다.
• 보고, 또 보고: 보고서 작성, 대체 언제까지 템플릿 복붙만 해야 하나?
• 커뮤니케이션 블랙홀: 개발팀, 디자인팀, 마케팅팀... 소통은 왜 이렇게 어려운 걸까?

2.2. 자동화, 단순 업무 효율화를 넘어선 '전략적 투자'

자동화는 단순한 업무 효율화를 넘어선다. PM에게는 '시간'이라는 가장 귀중한 자원을 확보해주는 전략적 투자다. 확보된 시간을 통해 다음과 같은 핵심 역량 강화에 집중할 수 있다.

• 전략적 사고: 거시적인 관점에서 프로젝트를 조망하고, 더 나은 방향성을 제시한다.
• 창의적 문제 해결: 뻔한 문제에 갇히지 않고, 새로운 시각으로 혁신적인 해결책을 모색한다.
• 팀 리드: 팀원들의 성장을 돕고, 협업을 촉진하며, 팀 전체의 역량을 극대화한다.
• 자기 계발: 끊임없이 변화하는 트렌드를 학습하고, 새로운 기술을 습득하여 경쟁력을 강화한다.

2.3. 자동화, 실패는 필연적? 나의 흑역사 공개

솔직히 처음부터 잘했던 건 아니다. 오히려 삽질의 연속이었다. 자동화 도구 사용법을 제대로 익히지 않고 덤볐다가 데이터가 꼬여버린 적도 있고, 엉뚱한 자동화 플로우를 구축해서 시간을 더 낭비한 적도 있다. 심지어 자동화 스크립트 잘못 짜서 새벽 3시에 긴급 복구 작업을 했던 뼈아픈 기억도 있다. (다행히 데이터 백업은 철저히 해뒀다.)

이런 실패를 통해 얻은 교훈은 명확하다. '무작정 자동화'는 독이다. 꼼꼼한 계획과 꾸준한 학습, 그리고 실패를 두려워하지 않는 끈기가 필수다.

3. 🚀 AI 워크플로우 구축: Before & After, 구체적인 변화

3.1. 회의록 정리: 2시간 → 15분

• Before: 회의 후 2시간 동안 끙끙대며 회의록 작성. 발언 내용 일일이 받아 적고, 맥락 파악하느라 진땀 뺐다.
• After: Otter.ai 또는 AssemblyAI 같은 AI 회의록 도구 사용. 회의 내용을 실시간으로 텍스트로 변환해주고, 화자까지 구분해준다. 덕분에 회의록 작성 시간 2시간 → 15분으로 단축! (90% 이상 절감)
• 꿀팁: 회의 전에 AI 회의록 도구 작동시키고, 회의 후 텍스트 편집만 하면 끝. 핵심 내용 요약 기능까지 활용하면 효율 극대화.

3.2. 이메일 작성: 1시간 → 10분

• Before: 뻔한 내용의 이메일 작성에도 1시간씩 허비. 문장 하나하나 고민하고, 오탈자 검토하느라 시간 낭비가 심했다.
• After: ChatGPT 또는 Jasper.ai 같은 AI 글쓰기 도구 사용. 키워드와 몇 가지 정보만 입력하면 초안 자동 생성. 문체, 어조, 길이까지 조절 가능. 이메일 작성 시간 1시간 → 10분으로 단축! (83% 이상 절감)
• 꿀팁: AI가 생성한 초안을 그대로 사용하지 말고, 자신의 스타일대로 수정하는 것이 중요. [PM이 AI로 기획서 10분 만에 쓰는 법](생산성 시리즈)에서 소개한 방법처럼, AI를 '조수'처럼 활용해야 한다.

3.3. 데이터 분석: 3시간 → 30분

• Before: 엑셀 함수, 피벗 테이블... 데이터 분석은 늘 고통이었다. 원하는 결과를 얻기 위해 몇 시간씩 매달려야 했다.
• After: Tableau 또는 Power BI 같은 데이터 시각화 도구 사용. AI 기반 분석 기능을 활용하면 데이터 패턴을 자동으로 파악하고, 인사이트를 도출해준다. 데이터 분석 시간 3시간 → 30분으로 단축! (83% 이상 절감)
• 꿀팁: 데이터 시각화 도구를 통해 생성된 대시보드를 팀원들과 공유하면 정보 공유 및 의사 결정 속도 향상에 도움이 된다.

3.4. 리포트 생성: 2시간 → 20분

• Before: 보고서 템플릿 복붙 신공... 매번 똑같은 내용, 형식만 바꿔서 보고서 작성하는 데 질렸다.
• After: Gamma 또는 Tome 같은 AI 프레젠테이션 도구 사용. 데이터와 키워드만 입력하면 자동으로 슬라이드 구성. 디자인 템플릿까지 제공. 리포트 생성 시간 2시간 → 20분으로 단축! (83% 이상 절감)
• 꿀팁: AI가 생성한 프레젠테이션에 자신의 아이디어와 분석 결과를 추가하면 더욱 설득력 있는 보고서 완성.

3.5. 그 외 자동화 툴 소개

• Zapier: 다양한 앱과 서비스를 연결하여 워크플로우 자동화 (예: 이메일 첨부 파일 자동 저장, 새로운 트윗 알림 등)
• Make.com (구 Integromat): Zapier와 유사하지만, 좀 더 복잡하고 정교한 자동화 가능
• Notion: 워크스페이스를 통합하고, 프로젝트 관리, 문서 작성, 데이터베이스 구축 등을 자동화
• IFTTT: 간단한 조건 기반 자동화 (예: 특정 해시태그가 포함된 트윗을 슬랙 채널에 공유)

4. 🛠️ 자동화 워크플로우 구축: 실전 가이드

4.1. 1단계: 자동화 대상 업무 선정

가장 먼저 해야 할 일은 자동화 대상 업무를 선정하는 것이다. 다음 질문에 답해보자.

• 반복적인 업무인가?: 매일, 매주, 매달 반복되는 업무를 찾아라.
• 시간 소모가 큰 업무인가?: 시간은 많이 잡아먹지만, 가치는 낮은 업무를 찾아라.
• 지루하고 재미없는 업무인가?: 하기 싫은 업무일수록 자동화 우선순위가 높다.

4.2. 2단계: 자동화 도구 선택

자동화 대상 업무를 선정했다면, 이제 적합한 자동화 도구를 선택해야 한다. 위에서 소개한 도구 외에도 다양한 도구가 있으니, 자신의 니즈에 맞는 도구를 찾아보자. 무료 평가판을 적극 활용하여 직접 사용해보고 결정하는 것이 좋다.

• 생산성 도서 추천: 린 스타트업 (업무 효율성을 높이는 사고방식) (쿠팡 파트너스 활동의 일환으로, 이에 따른 일정액의 수수료를 제공받습니다.)

4.3. 3단계: 워크플로우 설계

자동화 도구를 선택했다면, 이제 워크플로우를 설계해야 한다. 워크플로우는 업무 처리 과정을 단계별로 정의한 것이다. 예를 들어, '새로운 이메일 수신 → 특정 키워드 포함 여부 확인 → 슬랙 채널에 알림'과 같은 방식으로 워크플로우를 설계할 수 있다.

4.4. 4단계: 자동화 설정 및 테스트

워크플로우 설계를 완료했다면, 이제 자동화 도구를 사용하여 설정을 진행해야 한다. 설정 과정은 도구마다 다르지만, 대부분 직관적인 인터페이스를 제공하므로 쉽게 따라 할 수 있다. 설정을 완료했다면, 반드시 테스트를 통해 오류를 확인해야 한다.

4.5. 5단계: 지속적인 개선

자동화 워크플로우는 한 번 구축했다고 끝이 아니다. 지속적인 모니터링과 개선을 통해 효율성을 높여야 한다. 데이터 분석 결과를 바탕으로 불필요한 단계를 제거하거나, 새로운 기능을 추가하는 방식으로 워크플로우를 최적화할 수 있다.

5. ⚠️ 자동화의 함정: 맹신은 금물!

5.1. 인간적인 소통의 중요성

자동화는 효율성을 높이는 데 도움이 되지만, 모든 것을 해결해주는 만능 도구는 아니다. 특히, 인간적인 소통이 중요한 업무는 자동화하기 어렵다. 예를 들어, 팀원들과의 관계 형성, 고객과의 상담 등은 자동화로 대체할 수 없다.

5.2. 데이터 보안 문제

자동화 도구를 사용할 때는 데이터 보안에 특히 주의해야 한다. 민감한 정보가 유출되지 않도록 보안 설정을 철저히 하고, 신뢰할 수 있는 도구를 선택해야 한다.

• 업무 자동화 도구 추천: monday.com (협업 및 프로젝트 관리 자동화) (쿠팡 파트너스 활동의 일환으로, 이에 따른 일정액의 수수료를 제공받습니다.)

5.3. 과도한 의존성 경계

자동화에 너무 의존하면 문제 해결 능력이 저하될 수 있다. 예상치 못한 문제가 발생했을 때, 자동화 없이 문제를 해결할 수 있도록 기본적인 지식과 기술을 유지하는 것이 중요하다.

6. 🎉 결론: 자동화, 당신의 '숨겨진 5시간'을 찾아드립니다.

AI 워크플로우 구축은 결코 쉬운 과정은 아니었다. 하지만, 그 결과는 상상 이상으로 달콤했다. 하루 8시간 걸리던 반복 업무를 3시간 만에 끝내고, 남은 5시간은 온전히 '진짜 중요한 일'에 집중할 수 있게 됐다. 당신도 자동화를 통해 '숨겨진 5시간'을 찾고, PM으로서 한 단계 더 성장할 수 있다. 망설이지 말고 지금 바로 시작해보자.

이 글이 도움 됐다면 SNS 공유 부탁드립니다!