망할 놈의 연말, 또 왔네 (feat. 노션)

12월 27일, 팀 미팅에서 튀어나온 뜬금없는 KPI 보고서 요청에 머리를 감싸 쥐었다. 지난 1년간 뭘 했는지 정리하려니 까마득했다. 6년차 PM이지만, 솔직히 매년 이맘때만 되면 '내가 뭘 빠뜨린 거지?' 하는 불안감에 시달린다. 다행히 올해는 노션 덕분에 작년처럼 새벽 3시에 엑셀과 씨름하는 참사는 피할 수 있었다. (작년엔 진짜 울 뻔했다...)

디자이너 출신으로 PM 업무를 시작했을 때, 나는 완벽한 '정리 강박증' 환자였다. 모든 프로젝트를 폴더별로 분류하고, 회의록은 깔끔하게 정리해야 직성이 풀렸다. 하지만 스타트업의 빛의 속도로 바뀌는 일정 속에서 그런 완벽주의는 오히려 독이 됐다. 중요한 정보는 묻히고, 정작 필요한 순간에는 찾을 수 없는 '정보의 블랙홀'을 스스로 만들고 있었던 것이다.

그래서 시작했다. 노션.

1. 정보 과부하 해결사: 데이터베이스 활용법

솔직히 처음 노션을 접했을 때는 '또 다른 메모 앱인가?' 싶었다. 하지만 데이터베이스 기능을 활용하면서 생각이 완전히 바뀌었다. 엑셀처럼 데이터를 구조화하고, 보기 좋게 정리할 수 있을 뿐만 아니라, 필요한 정보만 필터링하고 정렬할 수 있다는 점이 혁명적이었다.

실패 경험: 처음에는 모든 데이터를 하나의 데이터베이스에 넣으려고 했다. 프로젝트, 회의록, 아이디어 노트, 심지어 점심 메뉴까지. 결과는 예상대로 '정보의 아마존'이 되어버렸다. 중요한 정보를 찾는데 10분 넘게 걸리는 상황이 발생했다.

해결책: 데이터베이스를 주제별로 분리했다. 프로젝트 관리, 회의록, 아이디어, OKR 등 각각의 데이터베이스를 만들고, 서로 연결하는 방식으로 구조를 개선했다. 예를 들어, '프로젝트 관리' 데이터베이스에서 특정 회의록을 링크하거나, 'OKR' 데이터베이스에서 관련 프로젝트를 연결하는 식으로 말이다. 이렇게 하니 정보 접근성이 훨씬 좋아졌다.

구체적인 방법:

• 데이터베이스 유형 선택: 프로젝트 관리에는 '보드', 회의록에는 '테이블', 아이디어 노트에는 '갤러리' 등 데이터 유형에 맞는 템플릿을 선택한다.
• 속성 설정: 각 데이터베이스에 필요한 속성을 추가한다. '프로젝트 관리' 데이터베이스에는 '상태', '담당자', '마감일', '우선순위' 등을 추가하고, '회의록' 데이터베이스에는 '회의 날짜', '참석자', '결정 사항', '액션 아이템' 등을 추가한다.
• 필터 및 정렬 활용: '상태'가 '진행 중'인 프로젝트만 보거나, '마감일'이 임박한 순서대로 정렬하는 식으로 필터 및 정렬 기능을 적극적으로 활용한다.

2. 시간 도둑 퇴치: 자동화 워크플로우 구축

PM의 시간은 금이다. 단순 반복적인 업무에 시간을 낭비하는 것은 죄악과 같다. 노션의 자동화 기능을 활용하면 이러한 시간 낭비를 줄이고, 더 중요한 일에 집중할 수 있다.

예시: 새로운 프로젝트가 시작되면 자동으로 관련 페이지를 생성하고, 담당자를 지정하고, 마감일을 설정하는 워크플로우를 구축했다. 기존에는 수동으로 15분 정도 걸리던 작업을 단 1분 만에 완료할 수 있게 되었다. (이걸 1년 동안 누적하면 어마어마한 시간이다...)

구체적인 방법:

• 템플릿 활용: 자주 사용하는 페이지 템플릿을 만들어두고, 필요할 때마다 복사해서 사용한다. 회의록 템플릿, 프로젝트 계획 템플릿, 아이디어 정리 템플릿 등을 미리 만들어두면 시간을 절약할 수 있다.
• Zapier 연동: 노션과 Zapier를 연동하여 다른 앱과의 연동을 자동화한다. 예를 들어, 지라(Jira)에서 새로운 이슈가 생성되면 자동으로 노션 페이지를 생성하거나, 슬랙(Slack)에 알림을 보내는 식으로 워크플로우를 구축할 수 있다.
• 버튼 활용: 노션 페이지 내에 버튼을 만들어 특정 작업을 실행하도록 설정한다. 예를 들어, '프로젝트 완료' 버튼을 누르면 자동으로 프로젝트 상태를 '완료'로 변경하고, 관련 팀원에게 알림을 보내는 식으로 자동화할 수 있다.

3. 협업 효율 극대화: 팀워크 스킬 업그레이드

PM은 혼자 일하는 사람이 아니다. 팀원들과 원활하게 소통하고 협업하는 것이 PM의 중요한 역할이다. 노션은 팀 협업을 위한 다양한 기능을 제공한다.

팁: 팀원들과 노션 페이지를 공유하고, 댓글 기능을 활용하여 피드백을 주고받는다. 특히, 디자인 시안이나 아이디어 공유 시, 노션 페이지에 직접 이미지를 첨부하고 코멘트를 남기는 방식으로 소통하면 훨씬 효율적이다.

구체적인 방법:

• 페이지 공유 권한 설정: 팀원들에게 페이지 공유 권한을 적절하게 설정한다. 편집 권한, 댓글 권한, 보기 권한 등을 설정하여 팀원들의 역할에 맞는 권한을 부여한다.
• 댓글 및 멘션 활용: 페이지에 댓글을 남기거나, 특정 팀원을 멘션하여 피드백을 요청한다. 댓글 기능을 활용하면 실시간으로 의견을 주고받을 수 있고, 멘션 기능을 활용하면 특정 팀원의 주의를 환기시킬 수 있다.
• 공동 편집 기능 활용: 여러 명의 팀원이 동시에 페이지를 편집할 수 있도록 공동 편집 기능을 활용한다. 공동 편집 기능을 활용하면 실시간으로 협업할 수 있고, 버전 관리를 통해 변경 사항을 추적할 수 있다.

4. 겨울나기 프로젝트: 개인 생산성 향상 꿀팁

연말은 업무 외에도 각종 모임, 선물 준비 등 신경 써야 할 일이 많다. 이럴 때일수록 개인 생산성을 유지하는 것이 중요하다. 노션을 활용하여 개인적인 목표를 관리하고, 습관을 형성하고, 시간을 효율적으로 사용하는 방법을 소개한다.

활용 예시:

• 연말 목표 관리: 연말까지 달성해야 할 개인적인 목표를 설정하고, 노션에 기록한다. 목표를 세분화하고, 각 목표에 대한 마감일을 설정하고, 진행 상황을 추적한다.
• 습관 형성: 매일 꾸준히 해야 할 습관을 설정하고, 노션에 기록한다. 습관을 성공적으로 수행했는지 여부를 매일 기록하고, 진행 상황을 추적한다.
• 시간 관리: 하루 일정을 계획하고, 노션에 기록한다. 각 작업에 소요되는 시간을 추정하고, 우선순위를 설정하고, 시간을 효율적으로 사용한다.

구체적인 방법:

• 개인 데이터베이스 생성: 개인적인 목표, 습관, 일정 등을 관리하기 위한 개인 데이터베이스를 생성한다.
• 템플릿 활용: 개인 목표 관리 템플릿, 습관 형성 템플릿, 일정 관리 템플릿 등을 활용하여 데이터베이스를 구성한다.
• 위젯 활용: 날씨 위젯, 시계 위젯, 달력 위젯 등을 활용하여 노션 페이지를 꾸미고, 필요한 정보를 쉽게 확인할 수 있도록 한다.

이제 당신 차례다. 망할 연말, 노션으로 박살내보자.

솔직히 말해서, 노션이 모든 문제를 해결해 주지는 않는다. 하지만 적어도 엑셀 지옥에서 당신을 구원하고, 생산성을 200% 향상시키는 데 도움을 줄 수 있다. 지금 바로 노션을 켜고, 당신만의 연말정산 시스템을 구축해 보라. 그리고 댓글로 당신의 노션 활용 팁을 공유해 달라. 함께 성장하는 PM이 되자.

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